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办公自动化软件 ( )

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什么是办公自动化软件

办公自动化软件利用技术，利用工作流的概念，使组织内的人员能够快速、便捷地交换信息，高效、快速地协同工作，克服传统办公效率低下、耗时长的缺点，快速、全面地收集信息，并及时处理信息，同时为企业管理者的决策提供有效依据。

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办公自动化软件的分类

办公自动化软件分为工具软件、平台软件和系统级应用软件。 其中，工具软件和平台软件包括计算机操作系统、网络操作系统、文字处理软件、微软套件软件、中文语音识别软件、OCR汉字识别软件、手写输入系统、多媒体应用软件等。用于办公自动化应用软件方面，可细分为以下8个功能模块。

(1)公文管理

公文管理主要负责公文的发送和接收。 发送过程是按照流程定制完成的，因此也包含流程定制功能。 这三个块是OA的核心部分，实现起来也是*复杂的。 尤其是流程定制功能是一个非常灵活的模块，它决定了OA系统的效率和可用性。

(2)邮件管理

邮件管理的主要功能是收发内部邮件和收发外部邮件（外部邮件服务器必须支持POP3）。 电子邮件需要存储在数据库中以供将来浏览和查询。

(3)表单管理

表单是完成数据采集的人机交互界面。 表单管理是一个辅助模块，其功能可以在其他所有模块中使用。 主要实现表单模板定制、表单存储、打印等功能。 其在办公流程中出现的频率仅次于官方文档，而表单的定制和打印是一个技术难点。

(4)档案管理

档案管理功能是对待归档的公文或各类企业合同、协议、文件、说明书、资料等进行合理的存储和审核功能，实现对那些复杂的分类和审核权限进行合理访问和管理的基本功能。

(5)人事管理

人事管理功能包括员工档案管理、薪资管理、考勤管理、部门组织管理、部门任命管理等，该模块将直接反映公司员工的基本构成，应尽可能全面、准确。

(6)日程

排班是办公系统不可或缺的辅助功能。 可分为个人日程、H部门日程、企业主要领导活动日程等，它需要解决的是日程信息的基础存储和提示。

（七）公共信息管理

公共信息管理包括企业新闻、文件、员工论坛、资料下载等功能。 主要是各部门的共同制度。 系统可以采用传统的模式，比如论坛可以采用BBS系统等。底层主要是统一标准化，提供基础功能。

(8)会议管理

会议对于任何企业都很重要。 随着互联网的发展，会议的形式也变得多样化。 除传统会议外，网络会议、视频会议等新的会议方式也应运而生。 在实际应用中，对于总部与子公司等相距较远的部门之间的沟通，建议采用非视频网络会议，因为这样不需要过高的网络速度，也能满足沟通的需要。 对于同一栋楼的部门出自MBA智库百科办公自动化软件，建议使用视频会议，因为增加多媒体功能可以使会议气氛更接近传统会议的效果，沟通也更加人性化。 同时，还可以得到局域网的高速支持。

以上介绍的功能模块是OA系统的基础。 在此基础上，可以创建更多的功能，使OA系统更加轻松活泼：更加丰富。

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办公自动化软件的水平及发展

办公自动化软件可分为工具级平台软件和系统级应用软件两类。 其中，OA]I工具级平台软件包括：套件软件（包括Word、Excel、、、）、Lotus系统、WPS、IBM的中文语音识别录入软件、OCR汉字识别软件、手写输入系统和MS短信系统， ETC。

办公自动化系统可分为三个不同层次：事务型、管理型和分析决策型。 事务性办公自动化系统支持组织内每个办公室的基本事务活动。 其主要功能包括信息的生成、采集、处理、存储和查询，如文字处理、文档管理、电子报告、电子邮件、电子日程管理等。 文档组织、分类、归档、检索等。管理型办公系统包含业务管理功能，是事务型办公系统和支持功能管理活动的管理信息系统的组合。 决策办公系统包括决策支持功能。 它由管理办公系统和决策支持系统组成。 除上述功能外，还具有业务数据分析、评估等决策支持功能。

随着数据库技术的发展和客户端/服务器结构的出现，OA系统进入了基于DBMS（数据库管理系统）的阶段。 原来困扰我们的在线备份、容错技术、在线查询等问题，都迎刃而解了。 但由于当时的数据库还是集中处理的结构化数据库，非结构化文档处理、全文检索、工作流等OA功能还没有完全可用。 好的解决方案。 在此期间，OA系统的功能和可靠性得到了很大的发展。

Lotus Notes出现后，办公自动化软件才真正成熟并得到广泛应用。 它提供的工作流平台和非结构化数据库功能可以让我们轻松实现非结构化文档处理、全文检索、工作流等重要任务。 有了OA功能，OA应用已经进入实用阶段。 然而，随着管理水平的提高和技术的出现，单纯的文件管理和流转已经不能满足实际需要。 人们希望获得更广泛的信息来源。

这个时候OA的重点开始从文档处理转向数据分析，也就是我们所说的决策系统。 同样，Notes作为一种非结构化数据库，已经越来越不能满足现实的需要。 这时，信息交换就出现了。 以平台和数据库为后端，数据处理和分析程序为中间层，Web为前端（三层结构）的新型OA模型。 该模式下，OA系统纳入单位整体系统，由业务处理系统、财务系统等系统组成； OA系统可以分析并获取更全面的信息； 我们会将大量的业务数据甚至文档数据放回数据库内，Notes和Notes都只会作为信息交流的平台。 随着COM、OLD、WEB等技术的应用，人们可以通过各种开发工具方便地获取所需的信息。

OA技术主要呈现三大发展趋势。 **个是基于Lotus/Notes平台，该平台几乎已经成为国内OA系统的标准平台。 /Notes是一个集文档数据库、电子邮件系统、动态Web信息发布、可视化集成开发环境于一体的基础平台。 适用于处理办公协作过程中产生的非结构化文档信息，可以利用灵活的电子邮件机制进行人与人之间的沟通和部门之间的文档传输。 集成开发环境提供的模板化开发方式不仅缩短了项目开发周期，还为用户节省了投资。 其动态Web信息发布可以选择性地发布办公自动化系统中形成的政策、法规、新闻等信息。

第二种是基于微软平台的。 由于微软产品线分工细致，建立OA系统需要文档传递功能、SQL提供内容存储、NT/2000 IIS提供Web服务功能以及其他各种功能。 此类开发工具（如等）。 这就要求开发人员具有深厚的专业技术背景来承接OA项目。

OA的第三个比较有代表性的技术方向是采用浏览器/Web服务器结构（B/S结构）。

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办公自动化软件流行实用技术

OA软件热门实用技术之一：SOA架构

这里我们只从应用的角度来看它与OA结合所带来的新应用。

SOA这位大明星盛大亮相后，OA立刻对他一见钟情，很快两人就陷入了热恋。 OA需要SOA的思想来武装自己，SOA需要OA的应用来实现自己。 另外，他们的名字非常相似。 ，简直就是天作之合。

其实在以前的OA软件中，我们并不需要SOA技术，因为当时OA是做手工的工作，传递文件，发送通知，*多做审批，仅限于单位的行政管理。 但现在OA在组织内部的应用更加深入、广泛。 它需要集成更多的人、更多的数据、更多的业务、更多的流程，从而成为信息和协作中心，完成应用系统的集成，消除信息。 这是一项光荣而艰巨的任务。

SOA解决了OA的哪些问题？ 例如，在采购申请流程中，申请审批和流程都是由OA系统完成的。 填写采购申请表、付款、制作凭证都是ERP系统的功能。 因此，用户不得不频繁地在两个系统之间切换。 完成采购申请。 另外，企业使用OA系统进行工作流程审批后，会产生大量的业务数据，这些数据也可能是ERP系统的数据来源。 为了避免数据重复并保证数据源的唯一性，OA系统与ERP系统要求集成。

SOA技术可能是解决这一需求*有效的方法。 经过几年的扫盲，我们都知道SOA是一种基于标准的组织和设计方法，利用一系列网络共享服务，使IT能够更紧密地服务于业务流程。 通过使用隐藏底层技术复杂性的标准接口，SOA 可以增加 IT 资产的重用，从而加快开发速度并更可靠地提供新的和增强的业务服务。

SOA是一种组件模型，通过“服务”之间良好的接口（即“服务”之间的松耦合）将应用程序的不同功能组件（服务）连接起来。 接口以中立的方式定义，独立于实现“服务”的硬件平台、操作系统和编程语言。 这些是内置于各种系统中的“服务”，这些系统以统一且通用的方式相互交互。 松耦合的好处是保证系统的灵活性。 此外，还可以保证“服务”的复用。 Web服务是目前实现SOA*重要的标准。 面向服务的架构 (SOA) 是一种更高级别的应用程序开发架构，它允许 IT 部门更多地关注业务流程而不是底层 IT 基础设施，以获得竞争优势。 它让您能够专注于业务优化而不是 IT 技术。

基于SOA的OA与ERP集成应用建模。 结合以上案例，我们可以看到SOA是如何实现OA与ERP良好互联的：

(1)用户登录OA系统后，根据OA系统的人员配置信息确定身份，并获得其相应的权限。

(2)身份确定后，OA系统根据用户权限范围内的工作流程和工作清单提供流程表单。

(3)用户在工作流程表单上填写数据，包括过程控制相关信息、ERP系统相关参数以及其他现场信息。

(4)工作流引擎根据流程定义文档控制流程执行。 当流程流向需要调用 Web 的活动时，它会向服务提供者发送 SOAP 请求信息。

(5)Web使用数据访问逻辑组件来执行搜索、更新和保存数据库表等操作。 以采购申请为例，用户调用ERP采购管理Web的“采购信息保存”接口方法，将采购的物料编号、采购数量、价格范围、供应商等存储到ERP DB中。

(6)服务提供者实施服务后，将SOAP返回信息发送回OA系统，包括单据编号和单据状态。

(7)当工作流引擎接收到来自ERP系统的返回信息时，它根据WSDL文档将SOAP返回消息解析成它可以理解的内容，然后自动存储在流程表单中。

(8)工作流引擎将工作流表单传输到服务器，然后根据工作流控制数据和组织/角色模型将流程表单传递给下一个执行者，同时发送电子邮件通知。

OA厂商对SOA技术的应用。 OA厂商中，*关注SOA技术并真正实现SOA架构的有华天、汇电、金禾、协达、用友致远等。 汇电OA架构规模*大、设计更精良、技术能力*强。 它是项目类型的代表。 适合非常大的项目开发，可以实现非常复杂的应用。 华天OA采用标准的SOA架构，是产品类型的代表，适合中小型项目的快速开发。 其系统从低层到高层依次为：数据库访问层，实现数据的永久存储； Java Bean，控制和操作数据； Web利用Axis对外提供WEB服务接口，实现SOA； GUI屏幕显示使用HTML和传统的客户端方法。

SOA架构很好地解决了OA开发中遇到的跨系统、跨部门、跨流程的问题。 它适合需要利用信息技术解决关键业务问题的企业（包括想要减少冗余结构并创建跨客户和员工系统的企业）。 具有公共业务接口的企业； 业务需要根据角色和工作流程向用户提供个性化信息的企业； 对于希望通过实现跨区域销售、通过移动设备升级销售和访问来改善客户服务的组织来说，这是非常有价值的，并且必将成为未来OA软件开发的主流技术。

OA软件热门实用技术之二：MVC架构

MVC（模型/视图/）架构不是一种新兴技术或新兴想法。 它是 Xerox PARC 在 20 世纪 80 年代为编程语言 80 发明的软件设计模式。 近年来被推荐作为Sun公司J2EE平台的设计。 模式并被越来越多地使用。 在国内也得到了充分应用，特别是在OA软件领域。 MVC架构的内容和工作流程如下：

模型。 模型是应用程序的主体。 模型代表业务数据或业务逻辑。 在MVC的三个组件中，模型的处理任务*多。 例如自动化软件开发，它可能使用 EJB 等组件对象来处理数据库。 模型返回的数据是中性的，这意味着模型与数据格式无关，因此一个模型可以为多个视图提供数据。 减少了代码重复，因为应用于模型的代码只需要编写一次，并且可以被多个视图重用。

看法。 视图是应用程序中与用户界面相关的部分，即用户看到并与之交互的界面。 如何处理应用程序的界面变得越来越具有挑战性。 MVC 的一大好处是它可以为您的应用程序处理许多不同的视图。 无论数据是在线存储还是员工列表，视图中都不会发生真正的处理。 作为一个视图，它只是作为输出数据并允许用户操作它的一种方式。

控制器（）。 控制器的工作是控制用户界面数据显示并根据用户输入更新模型对象状态。 控制器接受用户输入并调用模型和视图来完成用户的需求。 因此，当点击网页中的超链接并发送 HTML 表单时，控制器本身不会输出任何内容，也不进行任何处理。 它只是接收请求并决定调用哪个模型组件来处理该请求，然后决定使用哪个视图来显示模型处理返回的数据。

简单来说，MVC的工作过程就是首先控制器接收到用户的请求，并决定调用哪个模型进行处理。 然后模型使用业务逻辑处理用户的请求并返回数据。 *后，控制器使用相应的视图来格式化模型。 数据通过表示层返回并呈现给用户。

我们通过例子来看看MVC架构的好处。 作为一家注重技术优势的公司，华天软件是国内*早采用MVC架构的OA厂商之一。 通过其网站上发布的DEMO版本我们可以看到，采用这种架构的*大好处就是数据和控制层以及接口的分离。

(1)数据和控制层以及接口的分离是*重要的。 多个视图可以共享一个模型，现在您需要越来越多的方法来访问您的应用程序。 实现此目的的一个好方法是使用 MVC。 无论用户需要Flash界面还是WAP界面，一种型号都可以满足它们。 由于数据和业务规则已经从表现层分离出来，您可以*大限度地复用您的代码，从而大大提高对用户个性化需求的响应速度。

华天OA系统比传统的MVC更进了一步。 接口层没有一行程序代码。 与传统的JAVA程序不同，前端是JSP，后端是Java Bean。 界面层和控制层完全分离，用户即使不懂程序开发也可以更改界面。 华天OA系统的前端没有一行JAVA和JSP代码，是纯HTML和文本文件。 因此，界面的改变将变得极其简单。 他们在计划中承诺，只需10天即可更换所有接口。

(2) 由于模型是自包含的并且与控制器和视图分离，因此很容易更改应用程序的数据层和业务规则。 例如，如果您想从 MySQL 迁移数据库，或者将基于 RDBMS 的数据源更改为 LDAP，只需更改您的模型即可。 由于使用MVC的应用程序的三个组件是互斥的，改变其中一个组件不会影响另外两个组件，因此基于这种设计思想可以构建一个良好的松耦合组件。 在华天OA的数据层，可以通过中间件进行通信，所以不需要编写任何一行代码。 通过类与数据库表之间的简单映射即可实现数据库表的增删改查。 整个程序没有一条SQL语句，无需修改代码即可实现各种数据库类型（如MySQL//）的自动切换。

(3)控制器可以用来连接不同的模型和视图来满足用户的需求。 这样，控制器可以为构建应用程序提供强大的手段，可以大大提高开发效率并保证系统稳定性。

(4)通过标签定义实现与业务层的连接。 HTML页面中没有一行程序代码，只有标签定义。 如果页面需要改变，只需要改变标签与业务层的连接关系即可。

（5）内部管理通过独立的子项目进行，既保证了各子项目的系统独立性，又保证了系统的整体管理。

（6）通过页面和程序分离，实现多种语言、多种风格的不同显示系统。

OA软件第三种热门实用技术：PUSH技术

所谓PUSH技术是一种基于客户端-服务器机制的技术，服务器主动向客户端发送信息。 本质是让信息主动寻找用户。 它没有前两者那么多的粉丝，但它实际上给了OA软件更好的性能。

PUSH 技术并不是*近才出现的现象。 它早在1996年就被开发出来，用于获取在线信息。 但由于网络应用的特点，它不如PULL（拉技术——客户端主动请求信息）那么好用。 广泛。

近年来，随着基于WEB的软件的兴起和软件客户端数量的急剧增加，PUSH技术在软件开发中找到了一席之地。 OA软件的性能主要受到两个方面的影响：数据量较大时，检索速度相对较慢，导致CPU占用率较高； 一般OA系统都有消息刷新功能。 但它们都是利用客户端定期向服务器发出刷新消息请求，即采用拉技术。

这样当有几百个用户同时在线时，就会每隔20秒刷新一次，每次刷新都会检索数据库。 这样就会导致如果有100个用户在线，服务器就需要刷新数据库60/20*100=300次。 。 如果数据量稍微大一点，服务器CPU根本无法承受。

因此，在使用高峰期或用户数量增加时，服务器CPU使用率会迅速飙升至100%。 这时候你就会发现，通过OA投递文件并不比亲自去取要快。 有些网络管理员会抱怨网络带宽不够，或者服务器太旧，甚至怀疑有小孩子在使用BT，但实际上他们并没有发现是软件问题。

解决这个问题一般有两种办法：一是把CPU从1个增加到2个或4个，或者提高CPU的频率，甚至采用多机集群技术； 另一种是增加刷新时间间隔，比如20秒刷新一次，改为每2分钟甚至5分钟刷新一次。

**种方案会增加硬件和维护成本，使问题越来越复杂，*终失控； 第二种方案可以降低CPU负载6倍，但会影响消息的实时性。 使用起来非常不方便，失去了软件办公速度的本质。

因此，上述两种方案并不能从根本上解决CPU占用问题。 随着在线人数的增加，这个问题会越来越明显，并会产生一系列的连锁反应：CPU使用率持续100%、客户端无法连接服务器、文件传输异常缓慢、不断断线、同事抱怨、老板生气、血压升高、发疯……

事实上，有很多客户因为软件性能问题，应用程序的功能越来越少，应用程序的使用频率越来越低，*终放弃应用程序。 魔力有多高，路就有多高。 华天OA采用PUSH技术很好的解决了这个问题：

华天OA通过服务器中间件技术实现推送技术。 只有当某个客户有消息（通知消息、审批消息、待办消息）时，才会向该客户推送消息提醒。 这样，整个系统只有一个线程处理数据库刷新。

PUSH技术极大地提升了华天OA的性能。 因为客户端只有在有消息到来的时候才与服务器进行通信，对于系统来说，其实大部分时间都没有新的消息，这就保证了能够尽快收到信息，并且可以大大减轻服务器的负载。 以达到*佳性能。

采用华天OA技术架构的OA软件非常适合使用PUSH技术。 这是因为它使用JAVA编程语言。 地球人都知道，用JAVA开发的软件速度很慢，尤其是多线程的大型JAVA应用程序。 真的很考验一个人的耐心。 然而，这些年来JAVA的速度不断提高。 PUSH技术所起的作用并不关键，但简单有效。

其次，它有一个OA助手。 现在一些厂商的OA软件都带有助手功能，比如华天、新希创、用友致远等。助手是一个简单实用的工具，可以让用户在不影响工作的情况下工作。 与系统保持实时连接，但显然，客户端对服务器的不断刷新严重增加了服务器的负载，这就像DOC攻击一样。 因此，大企业不得不关闭这个工具。 PUSH技术可以很好的解决这个问题。 客户端虽然挂在服务器上，但是并不需要向服务器发出请求。 服务器会主动将消息推送给客户端。

使用OA软件的目的是为了提高工作效率。 随着系统的改进，效率会降低。 如果不想事后发疯，事前一定要多比较、多测试。 对于像PUSH这样的技术，实现起来并不复杂。 就看厂家是否细心了。 实用的OA软件需要这样实用的技术。

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办公自动化软件的具体应用

（一）连接和搭建企业内部和企业之间的沟通平台。 员工在工作中遇到的问题可以及时沟通、流通，保证各项工作的顺利进行。 另外，办公自动化软件的管理工作不受时间、地域的限制。 该软件可以将分散在局域网上的组织和个人连接起来，形成存在于互联网系统下的虚拟集中办公空间。 这样就克服了各工厂、办事处之间因地理分散而造成的信息、文件等资料的沟通和流通障碍。

（二）畅通沟通，促进信息及时交流。 使用自动化办公软件，准确、及时地将信息传递给领导和员工。 通过信息提醒、电子邮件、公告等方式及时传播和沟通信息，有效的沟通是工作顺利进行的基础。 通过自动化办公软件的在线沟通功能，可以将新的信息及时传播到每位员工，为整个办公系统的顺利运行打下良好的基础。

(3)协同工作，实现工作操作自动化。 协作是网络办公的一个重要特征。 协作是指以某项工作为主线，结合一些人员、信息等资源，协调分工，共同完成工作。 协同工作是提高工作效率的重要方法，可以实现自动化、科学化、有序化管理。

（四）管理工作有效监控。 监控工作的内容主要包括：工作过程、工作进度、工作有效性等，只有有效的监控才能保证协同工作的顺利进行。 自动化软件的管理工作流程是通过预分配的方式进行的。 协同工作的负责人可以通过查看整个工作各节点的状态来分配工作，同时监控整个任务的完成过程。 同时可以对每个节点进行跟踪和管理。

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办公自动化软件的应用价值

(1)4C值

OA软件在管理工作中的应用价值主要在于通过网络提供跨组织、跨地域的虚拟工作场所及相关应用工具，即4C价值：连接、沟通、协作、监控。

1.连接

通过OA软件，将分散在局域网、互联网上的各级组织和个人连接起来，形成一个依托网络的虚拟集中办公室。

2.通讯

及时沟通和共享信息，例如消息提醒，电子邮件通讯，新闻公告，知识共享等。沟通是协作工作的基础。

3.协作

使用工作流管理作为线索，根据某些规则将各种资源（例如人员和信息）组合在一起，以共同处理一组事件。 同时，建立了各种异质系统之间的相关系统，以提取，转换和参与各种管理数据的循环。

4.监控

监督和控制工作流程，工作流状态，处理时间限制等都是监视的内容。

（2）管理值

增强管理执行是OA软件的管理值。 从管理的角度来看，OA的价值主要是为了标准化流程并加强沟通以增强管理执行。 这也是软件应用程序价值的核心。 在实际的应用程序过程中，软件的管理值在以下四个方面反映。

1.建立内部通信平台

该平台上的员工通讯簿和在线通信功能可以及时传输工作信息，并确保工作的顺利进行。

2.建立信息发布平台

发布公告，调查和讨论的发布允许将信息准确地传递给每个用户。

3.自动化工作流程

可以根据不同的工作对象灵活使用协作过程。

4.自动文件管理

通过使用平台发布电子官方文档，在协作工作中设置特殊流程，并在文档管理中建立相应的文件夹以进行存档和归档操作。 电子官方文件的实施取代了传统的官方文件的方式，这不仅是交付方法的变化，而且是管理层意识的变化； 此外，文档管理可以共享和借入文档，方便地意识到知识的共享。

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参考

↑Zhao kai。 简要分析了办公自动化软件在管理工作中的应用[J]。 计算机CD-ROM软件和应用程序，2011年（第4期）。 由Chen Weili编辑。 第7章智能建筑信息管理系统建筑智能技术和应用。 化学工业出版社，2010.02。 由省省级计算机应用能力培训和评估办公室组织3。 电子邮件和办公室自动化电子政务教程。 人民出版社，2002.12。 石头。 OA软件中的流行实用技术[J]。 软件工程师，2010年（第Z1期）。 莱金森。 OA软件在管理工作应用程序中的作用[J]。 ，2006年（第2期）。

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